Kasım'a hazırlık: e-ticaret operasyonunuz 3 kat siparişi kaldırır mı?

E-ticaret satıcısı için Eylül, cironun geldiği ay değil — cironun hazırlandığı ay. Kasım'da 11.11 ve Black Friday ile sipariş adedi çoğu satıcıda 3 ila 5 katına çıkar. Sorun sipariş sayısının kendisi değil: o hafta operasyonun hangi halkasının koptuğunu kimse önceden bilmez.

Kasım'ın ilk haftasında sistem kurulmaz. Kurulum, entegrasyon başvurusu, deneme ve alışma süresi toplandığında geriye doğru sayınca Eylül'e denk gelir. Aşağıdaki sekiz madde, kampanya haftasında en sık kopan halkaları sıralar.

1. Fatura kesimi otomatik mi, elle mi?

Günde 40 sipariş gelirken elle fatura kesmek mümkündür. Günde 300 sipariş geldiğinde değildir. Kampanya haftasında en çok görülen tablo şudur: siparişler akar, kargo çıkar, faturalar birikir ve hafta sonunda binlerce belge kuyruğa girer. Pazaryerleri fatura yüklemesini beklediği için mağaza puanı da bundan etkilenir.

Kontrol edilecek: sipariş düştüğü anda e-Arşiv/e-Fatura kendiliğinden oluşuyor mu? Oluşmuyorsa kampanya öncesinde bu kural açılmalı ve düşük hacimde bir hafta boyunca izlenmeli — kural ilk kez kampanya haftasında denenmemeli.

2. Stok birden fazla pazaryerinde senkron mu?

Aynı ürünü Trendyol, Hepsiburada ve N11'de satıyorsanız ve stoklar ayrı ayrı yönetiliyorsa, kampanya haftasında aşırı satış (oversell) kaçınılmazdır. Elinizde 10 adet varken üç kanalda 10'ar adet göstermek, iptal ve ceza puanı demektir.

Kontrol edilecek: aynı ürünün farklı kanallardaki kayıtları birbirine eşleştirilmiş mi? Bir kanalda satış olduğunda diğerlerinde stok düşüyor mu? Eşleştirme işi ürün sayısıyla doğru orantılı sürer; kampanya haftasında başlanacak iş değildir.

3. e-Belge kontörünüz hacmi kaldırıyor mu?

Bu, en sessiz duran arızadır. Kontör bittiğinde sistem hata vermez gibi görünür — belgeler kuyrukta bekler ve fark edilmesi saatler alır. Kampanya haftasında saatler, yüzlerce faturadır.

Kontrol edilecek: geçen yılın Kasım hacmi neydi? Bu yılki büyüme oranıyla çarpın ve mevcut kontörünüzle karşılaştırın. Kritik seviyede uyarı kurulmuş mu?

4. Kargo etiketleri toplu basılabiliyor mu?

Sipariş başına ayrı ekran açıp etiket basmak, 300 siparişte tek başına bir mesai demektir. Toplu etiket basımı ve kargo firması entegrasyonu, kampanya haftasında en çok zaman kazandıran iki özelliktir.

5. Reddedilen belgeyi kaç saatte fark ediyorsunuz?

e-Fatura gönderiminde alıcı tarafın reddi, hatalı VKN, eksik alan gibi sebeplerle belgeler geri döner. Normal haftada bu birkaç belgedir ve gözden kaçmaz. Kampanya haftasında aynı oran onlarca belge eder ve panele bakmıyorsanız görünmez.

Kontrol edilecek: hatalı/reddedilen belgeler tek ekranda listeleniyor mu, yoksa tek tek mi aranıyor? Bildirim geliyor mu?

6. Muhasebeciniz veriye kendi ulaşabiliyor mu?

Ay sonunda mali müşavirinize dosya toplayıp göndermek, normal ayda yarım gün sürer. Kasım'ın kapanışında aynı iş günlerce sürer ve tam da yılsonu yoğunluğuna denk gelir. Muhasebecinin kendi kullanıcısıyla veriye ulaşabilmesi bu yükü tamamen kaldırır.

7. İade ve iptal akışınız hazır mı?

Kampanya dönemlerinde iade oranı normal döneme göre belirgin şekilde yükselir. İade faturası kesme, stok geri alma ve pazaryeri iade akışının panelde karşılığı yoksa, iadeler Aralık ayına sarkar.

8. Geçen Kasım tam olarak nerede tıkandınız?

En değerli veri sizde. Geçen yıl hangi gün, hangi işlemde tıkandığınızı hatırlıyorsanız, hazırlık listeniz zaten yazılmış demektir. Hatırlamıyorsanız bu yıl not alın — kampanya haftasında tuttuğunuz bir sayfalık kayıt, gelecek yılın en iyi kontrol listesidir.